• slider
  • slider

Sử dụng email doanh nghiệp thành công và nguyên nhân thất bại.

​Nếu bạn đang có ý định sử dụng email doanh nghiệp cho công ty thì hãy tham khảo bài viết sau đây để có thể rút kinh nghiệm về nguyên nhân thất bại và thành công.

Phương pháp sử dụng email doanh nghiệp.


1. Chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín.

Những chuyên gia luôn là người thực hiện công việc chuyên môn hiệu quả nhất. Do đó, nếu có khả năng tài chính thì hãy giao cho các công ty chất lượng thực hiện dịch vụ email của bạn. Không đơn giản chỉ là mua và sử dụng dịch vụ, các công ty uy tín luôn có các cam kết đảm bảo về những hỗ trợ kèm theo để công việc của bạn luôn trôi chảy. Mang lại tính ổn định cao, tăng cường khả năng bảo mật và được hỗ trợ kỹ thuật kịp thời là những ưu điểm mà bạn không thể tìm được khi sử dụng các dịch vụ email miễn phí. 
 
Dịch vụ mail doanh nghiệp
Dịch vụ mail doanh nghiệp

>> xem thêm: Dich vu email hosting

2. Phổ biến các quy định rõ ràng.

Chúng ta cần hiểu rằng email doanh nghiệp là phương thức để gia tăng độ hiệu quả của hoạt động kinh doanh chứ không chỉ đơn thuần là công cụ trao đổi thông tin điện tử. Do vậy, doanh nghiệp cần đặt ra những quy định cần thiết đối với việc sử dụng hệ thống dịch vụ email theo doanh nghiệp cho nhân viên trước khi đưa vào áp dụng. Tùy mỗi doanh nghiệp mà sẽ có những quy định riêng phù hợp. Các nhóm, các phòng ban nên được sử dụng các địa chỉ email riêng tránh trường hợp bị nhầm lẫn công việc giữa các bộ phận, đồng thời hỗ trợ khách hàng tốt hơn.

Nhân viên chỉ sử dụng email doanh nghiệp cho công việc, bởi vì khi gửi thư với doanh nghiệp thì lúc này vai trò của bạn không còn là cá nhân mà đã là đại điện cho doanh nghiệp. Bất kì nội dung cá nhân không tốt nào được truyền tải bằng địa chỉ email công ty đều ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp. Các cá nhân khi kết thúc công việc tại công ty nên được xóa tài khoản email, tránh những trường hợp không hay xảy ra.
 
Sử dụng hệ thông mail doanh nghiệp
Sử dụng hệ thông mail doanh nghiệp

3. Chú trọng bảo mật hệ thống.

Việc sử dụng email theo hệ thống sẽ tạo thuận lợi trong công tác kiểm tra và quản lý. Tuy nhiên điều này đặt ra các mối lo ngại về vấn đề bảo mật. Bởi vì một khi xảy ra sự cố thì mức độ ảnh hưởng sẽ lan tỏa ở phạm vi hệ thống, chứ không còn nằm ở cá nhân nữa. Do đó, nếu đủ khả năng tài chính, các doanh nghiệp thường dùng dịch vụ email của các công ty uy tín như đã nói ở phần trên. Lúc này, email hosting là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống tên miền email hay chạy các chiến dịch email marketing trên hosting riêng thì tính bảo mật sẽ cao hơn. Đồng thời việc sử dụng email hosting riêng cũng hạn chế được tình trạng spam, backlist IP và giữ đường truyền email luôn ổn định. 
 
Nên chú trọng bảo mật hệ thống
Nên chú trọng bảo mật hệ thống

4. Tận dụng những phần mềm miễn phí.

Tại sao lại phải bỏ tiền vào các dịch vụ tạo email theo doanh nghiệp nếu như bạn không đủ khả năng tài chính? Với những công ty nhỏ hạn chế về nhân lực và nguồn vốn thì các công cụ tạo tên miền doanh nghiệp riêng miễn phí là giải pháp hữu hiệu. Trước đây Google và Microsoft có cung cấp dịch vụ email miễn phí, nhưng hiện tại thì nó đã bị “khai tử”. Đây thật sự là một điều đáng tiếc, vì hầu hết người dùng đều quen thuộc với giao diện và các tính năng của Gmail! Tuy nhiên, thật may mắn là các phần mềm tạo email với doanh nghiệp miễn phí khác đã giúp giải quyết điều này. Thông thường những công cụ phổ biến để tạo email doanh nghiệp thường được sử dụng là Zoho, Yandex, Hotmail.

Các gói dịch vụ của những trang này thường gồm miễn phí và trả phí, tuy nhiên nếu nếu chỉ cần sử dụng ít tài khoản email với dung lượng không nhiều, thì gói dịch vụ miễn phí hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu của bạn. Riêng trang Yandex cung cấp đến hơn 1 000 email/5Gb cho mỗi tài khoản miễn phí, rất phù hợp cho các doanh nghiệp nhiều nhân viên. Nếu muốn tăng số lượng tài khoản cũng như dung lượng sử dụng, bạn có thể nâng cấp lên gói trả phí với mức phí nằm trong khoảng chấp nhận được.
 
Email miễn phí
Email miễn phí

Những lý do khiến chiến dịch email doanh nghiệp kém hiệu quả.


Bất kì kế hoạch email doanh nghiệp nào muốn đạt hiệu quả cao đều cần có kế hoạch phù hợp. Mắc phải các lý do sau sẽ làm chiến dịch của bạn kém hiệu quả.

1. Không coi trọng nguồn nhân lực.

Tuy rằng chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ thông tin nhưng câu ngạn ngữ “Nhất nghệ tinh, nhất thân vinh” vẫn luôn giữ vững giá trị. Một người dù biết nhiều ngành nhưng không giỏi cái nào sẽ không thể hoàn thành công việc tốt như người chuyên sâu về lĩnh vực đó. Điều này không có nghĩa là việc học hỏi nhiều không cần thiết, điều mấu chốt là bạn cần phải chọn lọc những kiến thức thiết thực, có thể áp dụng thực tế vào công việc hàng ngày. Với chiến dịch email marketing cũng vậy. Theo thống kê của tờ Dmnews.com(năm 2015/Mỹ) thì bạn sẽ hẳn rất ngạc nhiên khi đọc những số liệu thống kê dưới đây.

- 42% các công ty trên thế giới số có số người làm email marketing nằm trong khoảng 1-2 người.
- 27% công ty có đội ngũ email marketing gồm 3-4 thành viên.
- 48% công ty dưới 500 nhân viên có đội ngũ làm dịch vụ email 1-2 người và giảm xuống còn 31% đối với các công ty lớn hơn.
- Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ dùng mail google hoặc các phần mềm email marketing miễn phí thay vì dùng email hosting riêng.

Các số liệu này nói lên điều gì? Chúng ta có thể thấy rằng nguồn nhân sự phục vụ cho hoạt động email marketing chưa thực sự được chú trọng. Nhìn tổng quan có thể thấy các công ty nhỏ có ít nhân viên dành cho hoạt động email, và con số này tăng dần ở các công ty lớn hơn.  Tất nhiên sẽ có nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ thuê freelancer hoặc các agency làm việc cho họ. Tuy nhiên, điều này có mang lại hiệu quả cao hay không thì vẫn còn là một câu hỏi.
 
Hoạt động email doanh nghiệp.
Hoạt động email doanh nghiệp.

>>xem thêm: bang gia email server

2. Thiếu đầu tư về phương tiện.

Dmnews.com cũng thống kê rằng:

- 83% các nhà tiếp thị email dùng các công cụ của Google hay Microsoft Suite để lập kế hoạch nội dung.

- Năm 2016 có 3 874 nhà cung cấp giải pháp email marketing – tăng gấp đôi so với 1 876 công ty vào năm 2015.

- 51,5% khách hàng sử dụng 1 giải pháp email marketing, trong khi 48,5% đang sử dụng 2-4 giải pháp của nhiều công ty cùng một lúc.

- Và khi có rất nhiều doanh nghiệp nhỏ còn chưa biết email server hay email hosting là gì thì số liệu thống kê cho thấy 5 nền tảng email doanh nghiệp được sử dụng phổ biến nhất là Salesforce (25,6%), MailChimp (22,4%), IBM (11,9%), Oracle (11,6%), (10,9%) là các giải pháp email nội bộ.

Các số liệu trên cho thấy khách hàng thực sự vẫn chưa tìm được phương tiện triển khai chiến dịch email doanh nghiệp hiệu quả. Họ không biết nên tự xây dựng đội ngũ marketing nội bộ hay thuê ngoài thì sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
 
Email marketing
Email marketing 

3. Quy trình thực hiện thiếu sót.
 
Trang này cũng thống kê lại rằng ở một công ty có ít nhân viên làm email marketing, thì trung bình 1 người phải thực hiện các công đoạn: mã hóa - phát triển (70,4%), tạo dựng chiến lược (62,4%), thiết kế (61,3%), phân tích (61,2%). Như vậy, việc đảm bảo mỗi công đoạn được xác lập hoàn chỉnh là điều rất khó. Nhiều  người không có chuyên môn về email doanh nghiệp có thể dễ dàng mắc phải các lỗi về thiết kế, bố cục và nội dung. Việc chạy chiến dịch email marketing mà không có sự nghiên cứu kĩ về hành vi khách hàng và mục tiêu tiếp thị là cũng là điều khá phổ biến. Có thể nói, một email được gửi cho khách hàng theo kiểu “nước đến chân mới nhảy” thật sự là một thất bại.

Bằng các số liệu thống kê cụ thể như trên, chúng ta có thể thấy rằng, các cá nhân và doanh nghiệp vẫn còn chưa đầu tư đúng mức cho hoạt động email doanh nghiệp. Đây thực sự là điều đáng buồn khi mà một công cụ tiếp thị giá rẻ như email marketing lại không thể phát huy hết hiệu quả của mình. Nếu bạn đang có ý định bắt đầu công việc tiếp thị qua email thì hãy cố gắng xây dựng một chiến dịch vừa tầm với ngân sách và nhân lực. Một chiến dịch với ngân sách thấp nhưng được đầu tư kĩ lưỡng vẫn có thể mang về hiệu quả cao hơn những chiến dịch “khủng” nhưng được thực hiện hời hợt, phải không nào?

Tags: su dung email doanh nghiep, cach su dung email doanh nghiep, trien khai email doanh nghiep.

Đăng nhập để post bài

Quảng cáo





Trang chủ